जन्म प्रमाण पत्र से लेकर बैंकिंग जानकारी तक, सभी के पास महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं, जिन्हें वे सुरक्षित और सुरक्षित रखना चाहते हैं। जबकि हम कभी भी बुरी चीजों के बारे में नहीं सोचना चाहते हैं, किसी भी प्रकार की आपात स्थिति या आपदा होने पर ये दस्तावेज़ सभी महत्वपूर्ण हैं। सौभाग्य से, उन्हें संग्रहीत करना और उनकी रक्षा करना आसान है। कुछ प्लानिंग, ऑर्गनाइजेशन, डिजिटाइज़िंग और स्टोरेज टूल्स के साथ, आप अपने सभी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को सुरक्षित स्थान पर रख सकते हैं।
कदम
विधि 1 में से 2: अपने दस्तावेज़ों की सुरक्षा करना
चरण 1. महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए एक पोर्टेबल, फायरप्रूफ लॉकबॉक्स प्राप्त करें।
अपने महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखने का सबसे अच्छा तरीका होम लॉकबॉक्स है। भंडारण के लिए फेमा यही अनुशंसा करता है। एक फायरप्रूफ, लॉक करने योग्य बॉक्स प्राप्त करें ताकि आपात स्थिति में आपके दस्तावेज़ सुरक्षित रहें। यह भी सुनिश्चित करें कि बॉक्स ले जाने में आसान है ताकि यदि आपको जाना हो तो आप अपने दस्तावेज़ अपने साथ ले जा सकते हैं।
- हार्डवेयर या कार्यालय आपूर्ति स्टोर आमतौर पर दस्तावेज़ ले जाने के मामले होते हैं। आप उन्हें ऑनलाइन भी ढूंढ सकते हैं।
- लॉकबॉक्स एक कुंजी या संयोजन लॉक के साथ आ सकते हैं। आप जो भी चुनते हैं, सुनिश्चित करें कि आप कुंजी या संयोजन को सुरक्षित स्थान पर रखते हैं जहां आप पहुंच सकते हैं। अपने परिवार को भी बताएं कि ये कहां मिलेंगे।
- कुछ लोग सोचते हैं कि अपने दस्तावेज़ों को तिजोरी में रखना सबसे अच्छी योजना है, लेकिन आप बड़ी या भारी तिजोरी नहीं ले जा सकेंगे। इसका मतलब है कि अगर आपको अपना घर छोड़ना पड़ा तो आप अपने दस्तावेज़ खो सकते हैं। एक पोर्टेबल लॉकबॉक्स एक बेहतर विकल्प है।
चरण 2. बॉक्स को लॉक करने से पहले सभी दस्तावेजों को प्लास्टिक की थैलियों में डाल दें।
जबकि लॉकबॉक्स आमतौर पर वाटरप्रूफ होते हैं, रिसाव हो सकता है, खासकर अगर बाढ़ हो। चूंकि पानी महत्वपूर्ण दस्तावेजों को बर्बाद कर सकता है, इसलिए सुरक्षा की दूसरी परत जोड़ना सबसे अच्छा है। बॉक्स के अंदर रखने से पहले सभी दस्तावेजों को सील करने योग्य प्लास्टिक बैग में रखें।
बाढ़ से होने वाले नुकसान से बचने के लिए अतिरिक्त सावधानी के तौर पर आप बॉक्स को ऊंचे स्थान पर छोड़ सकते हैं, जैसे शेल्फ पर या दूसरी मंजिल पर।
चरण 3. लॉकबॉक्स को एक सुलभ स्थान पर छोड़ दें जहां आप जल्दी पहुंच सकें।
आप अपने घर को जल्दबाजी में छोड़ने के बारे में कभी नहीं सोचना चाहेंगे। हालाँकि, यदि प्राकृतिक आपदा जैसी किसी भी प्रकार की आपात स्थिति है, तो आप अपने दस्तावेज़ों की तलाश में समय बर्बाद नहीं कर सकते। अपने लॉकबॉक्स को ऐसी जगह पर छोड़ दें जहां आप आसानी से पहुंच सकें ताकि आप इसे जल्दी से पकड़ सकें। इससे आपात स्थिति में आपका कीमती समय बचेगा।
- यदि कोई चोर आपके घर में प्रवेश करता है, तो आपको बॉक्स को थोड़ा छिपा देना चाहिए। इसे अपनी कोठरी के पीछे रखना पर्याप्त होना चाहिए, जब तक आप जानते हैं कि यह कहाँ है और इसे जल्दी में प्राप्त कर सकते हैं।
- अपने घर के अन्य सदस्यों को भी बताएं कि बक्सा कहाँ है, यदि आपके न होने पर उन्हें जल्दी से जाना पड़े।
चरण 4. बॉक्स को लेबल करें ताकि इसे पहचानना आसान हो।
यदि आप जल्दी में हैं या किसी और को बॉक्स को हथियाने की जरूरत है, तो सुनिश्चित करें कि इसे पहचानना आसान है। उस पर "महत्वपूर्ण दस्तावेज़" जैसा कुछ कहते हुए एक लेबल लगाएं। इस तरह, आप आपात स्थिति में बॉक्स को जल्दी से ढूंढ और पकड़ सकते हैं।
चरण 5. डिजिटल प्रतियों के साथ अपने सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों का बैकअप लें।
भौतिक दस्तावेज़ों का क्षतिग्रस्त या खो जाना हमेशा संभव है, इसलिए एक डिजिटल बैकअप बहुत महत्वपूर्ण है। एक स्कैनर का उपयोग करें और उन सभी दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करें जिन्हें आप लॉकबॉक्स में संग्रहीत कर रहे हैं। इस तरह, आपके पास बैकअप होगा यदि उनमें से कोई भी क्षतिग्रस्त या खो जाता है।
- स्मार्टफोन ऐप भी हैं जो आपको फोटो लेने और उन्हें पीडीएफ के रूप में स्टोर करने देते हैं। यह आपके दस्तावेज़ों का बैकअप लेने का एक तेज़ और आसान तरीका है।
- कम महत्वपूर्ण दस्तावेजों को डिजिटाइज़ करना आपके घर में भी अव्यवस्था को कम करने का एक शानदार तरीका हो सकता है। यदि आप बहुत अधिक कागजी कार्रवाई से अभिभूत महसूस कर रहे हैं, तो यह आपको संगठित होने में मदद कर सकता है।
चरण 6. अपनी डिजिटल प्रतियों को कम से कम 2 सुरक्षित स्थानों पर संग्रहीत करें।
एक डिजिटल बैकअप एक अच्छी शुरुआत है, लेकिन आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि आप इनकी सुरक्षा करें। सामान्य तौर पर, अपनी डिजिटल फ़ाइलों को कम से कम 2 स्थानों पर रखें ताकि आपके खोने की संभावना कम हो। आप फ़ाइलों को एक हटाने योग्य फ्लैश ड्राइव पर लोड कर सकते हैं और उस ड्राइव को अपने लॉकबॉक्स में छोड़ सकते हैं, और फ़ाइलों को एक सुरक्षित क्लाउड स्टोरेज खाते में भी अपलोड कर सकते हैं। इस तरह, आपके पास आपात स्थिति में अपने दस्तावेज़ों तक पहुँचने के कई तरीके हैं।
- सुनिश्चित करें कि आप किसी भी फ़ोल्डर को पासवर्ड-सुरक्षित करते हैं जिसमें आप महत्वपूर्ण दस्तावेज़ संग्रहीत करते हैं। अपनी क्लाउड फ़ाइलों को निजी पर सेट करें, और अपने कंप्यूटर या फ्लैश ड्राइव पर फ़ोल्डर्स पर पासवर्ड डालें।
- आप फ्लैश ड्राइव या हार्ड ड्राइव को अपने बैंक के किसी अन्य लॉकबॉक्स में भी स्टोर कर सकते हैं। इस तरह, आपके पास 2 भौतिक स्थानों पर डिजिटल प्रतियां हैं।
विधि २ का २: सही दस्तावेज़ों को संग्रहित करना
चरण 1. अपने सभी व्यक्तिगत पहचान दस्तावेजों को पोर्टेबल लॉकबॉक्स में रखें।
आपदा की स्थिति में, आपको अपनी पहचान और पारिवारिक संबंधों को साबित करने में सक्षम होना होगा। लॉकबॉक्स में अपनी और अपने परिवार की पहचान के लिए आवश्यक किसी भी चीज़ की मूल प्रति संग्रहीत करें।
- स्व-पहचान दस्तावेजों में आपका पासपोर्ट, जन्म प्रमाण पत्र, सामाजिक सुरक्षा कार्ड और ग्रीन कार्ड या इमिग्रेशन रिकॉर्ड शामिल हैं। आपको अपने ड्राइवर के लाइसेंस या राज्य द्वारा जारी आईडी की एक प्रति भी छोड़नी चाहिए।
- यदि आपने किसी भी समय सेना में सेवा की है, तो अपनी सेवा आईडी और रिकॉर्ड भी शामिल करें।
- अपने पारिवारिक संबंधों के लिए, अपने विवाह या तलाक के रिकॉर्ड, बच्चों के जन्म प्रमाण पत्र, गोद लेने या बच्चे की हिरासत के कागजात, और पालतू स्वामित्व रिकॉर्ड या टैग शामिल करें।
चरण 2. अपने वित्तीय रिकॉर्ड को यह साबित करने के लिए स्टोर करें कि आपके पास क्या है।
किसी भी प्रकार की आपदा के बाद प्रतिपूर्ति और बीमा के लिए वित्तीय और स्वामित्व रिकॉर्ड महत्वपूर्ण हैं, इसलिए इन्हें हमेशा अपने लॉकबॉक्स में भी शामिल करें। आपके पास जो कुछ भी है और आपकी सभी संपत्तियों का कागजी रिकॉर्ड रखें ताकि यदि कोई दुर्घटना हो और आपको छोड़ना पड़े तो आप उन्हें पुनर्प्राप्त कर सकें।
- महत्वपूर्ण स्वामित्व रिकॉर्ड में आपके घर के लिए डीड, संपत्ति मूल्य मूल्यांकन, आपकी कार का शीर्षक और अन्य पंजीकरण दस्तावेज, आपकी वसीयत, और बैंक और सेवानिवृत्ति खाते की जानकारी शामिल है। आपके पास मौजूद किसी भी बीमा योजना की प्रतियां भी शामिल करें।
- आम तौर पर, हाल ही में या चल रहे वित्तीय दायित्वों के रिकॉर्ड भी बॉक्स में होने चाहिए। उदाहरणों में आपके बंधक दस्तावेज़, ऋण जानकारी, गुजारा भत्ता, बाल सहायता, केबल, जिम, उपयोगिताओं, या सदस्यताओं के लिए स्वचालित भुगतान रिकॉर्ड और सबसे हालिया कर रिटर्न शामिल हैं।
- यदि आप अपना घर किराए पर लेने के बजाय किराए पर लेते हैं, तो अपना पट्टा या किराये का समझौता शामिल करें।
चरण 3. अपने मेडिकल रिकॉर्ड शामिल करें ताकि आप उन्हें न खोएं।
आपातकाल की स्थिति में आपको अपने स्वास्थ्य और चिकित्सा रिकॉर्ड की भी आवश्यकता होगी। सुनिश्चित करें कि आपके पास टीकाकरण और वैक्सीन रिकॉर्ड, आपके द्वारा ली जाने वाली दवाओं की सूची, आपकी एलर्जी या स्वास्थ्य स्थितियों की सूची, आपकी स्वास्थ्य बीमा जानकारी, मेडिकल पावर ऑफ अटॉर्नी फॉर्म और आपके डॉक्टरों और दंत चिकित्सक के लिए संपर्क जानकारी है ताकि आप उन तक पहुंच सकें यदि आप यह करना है।
- यह सारी जानकारी अपने घर या परिवार के अन्य सदस्यों के लिए भी शामिल करना न भूलें।
- यदि आपके पास कोई विकलांगता है, तो ऐसे रिकॉर्ड जोड़ना सुनिश्चित करें जो इसे साबित करते हैं और साथ ही आपके लाभ या मुआवजे के लिए कोई कागजी कार्रवाई भी करते हैं।
- यदि आपके पास एक पालतू जानवर है, तो पशु चिकित्सा रिकॉर्ड भी शामिल करें।
चरण 4. बीमा कवरेज के लिए किसी भी मूल्यवान वस्तु या संपत्ति की तस्वीरें लें।
आपके पास जो कुछ भी है वह आपके लॉकबॉक्स में फिट नहीं हो सकता है, इसलिए मूल्यवान वस्तुओं की तस्वीरें रखने से कुछ भी क्षतिग्रस्त होने पर मदद मिल सकती है और आपको बीमा दावे जमा करने की आवश्यकता होती है। किसी भी मूल्यवान वस्तु की तस्वीरें लें जो किसी दुर्घटना में क्षतिग्रस्त हो सकती हैं। बॉक्स में चित्रों की भौतिक प्रतियां संग्रहीत करें, और डिजिटल प्रतियां फ्लैश ड्राइव या क्लाउड स्टोरेज फ़ाइल में भी अपलोड करें।
आपके घर, कार, कलाकृति, संग्रहणीय वस्तुओं, या महंगे इलेक्ट्रॉनिक्स को शामिल करने के लिए आपको कुछ वस्तुओं के लिए कवरेज की आवश्यकता हो सकती है।
चरण 5. लॉकबॉक्स में कुछ नकदी छोड़ दें।
अगर बिजली गुल हो जाती है या आपको अपना घर छोड़ना पड़ता है, तो हो सकता है कि आप अपने बैंक खाते तक नहीं पहुंच पाएं। छोटे बिलों का एक आपातकालीन नकद कोष छोड़ दें, $20 बिलों से अधिक नहीं, बस अगर आपको किसी आपात स्थिति के दौरान धन की आवश्यकता हो।
जबकि आपातकालीन नकदी होना महत्वपूर्ण है, अपनी सारी बचत वहाँ न छोड़ें। बैंक खाते में पैसा FDIC द्वारा बीमा किया जाता है और आपके लॉकबॉक्स में पैसा नहीं होता है। अपनी अधिकांश बचत को बैंक में छोड़ना बेहतर है और केवल वही जमा करें जिसकी आपको आवश्यकता हो सकती है।
चरण 6. कम महत्वपूर्ण कागजी कार्रवाई के लिए लॉक करने योग्य फ़ाइल कैबिनेट का उपयोग करें।
किसी भी घर में बहुत सी अन्य कागजी कार्रवाई होती है जो महत्वपूर्ण नहीं होती है और आपके लॉकबॉक्स में होने की आवश्यकता नहीं होती है। इन दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने का सबसे अच्छा तरीका धातु, लॉक करने योग्य फ़ाइल कैबिनेट है। यह उन्हें सुरक्षित और व्यवस्थित रखता है, और यदि आपको अपना घर छोड़ने की आवश्यकता है तो आपको उन्हें अपने साथ ले जाने की कोशिश करने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है।
- कुछ महत्वपूर्ण लेकिन गैर-महत्वपूर्ण कागजी कार्रवाई में हाल के बैंक विवरण, एक वर्ष से अधिक पुराने कर रिटर्न, स्कूल या कार्य पत्र, उपयोगिता बिल, क्रेडिट कार्ड विवरण और महत्वपूर्ण रसीदें शामिल हैं।
- आम तौर पर, यदि बिल या स्टेटमेंट एक वर्ष से अधिक पुराने हैं, तो आप उन्हें काट सकते हैं। यदि आप बिना किसी अव्यवस्था के रिकॉर्ड रखना चाहते हैं तो आप उन्हें डिजिटाइज़ भी कर सकते हैं।
टिप्स
- यदि आप अपने दस्तावेज़ों को अपने घर के बाहर रखना पसंद करते हैं, तो आप अपने बैंक में एक लॉकबॉक्स किराए पर भी ले सकते हैं। अपने विकल्पों के बारे में एक टेलर से पूछें।
- किसी आपात स्थिति की तैयारी के लिए, भोजन, पानी, दवाएं, फ्लैशलाइट, एक पोर्टेबल रेडियो और एक प्राथमिक चिकित्सा किट स्टोर करना भी एक अच्छा विचार है।
चेतावनी
- यदि कभी कोई आपात स्थिति हो और आपको तुरंत अपना घर छोड़ना पड़े, तो पहले सभी की सुरक्षा को प्राथमिकता दें। आपके दस्तावेज़ तब तक प्रतीक्षा कर सकते हैं जब तक कि बाकी सभी लोग बाहर नहीं आ जाते।
- अपने दस्तावेज़ों को बचाने के लिए अपने जीवन या सुरक्षा को खतरे में न डालें।
