काम करने वाले फाइलिंग सिस्टम की तुलना में सुचारू रूप से चलने वाले कार्यालय के लिए कुछ चीजें अधिक महत्वपूर्ण हैं। चाहे आप केवल एक ही एक्सेस करने वाली फाइलें हों या आप किसी स्टाफ के साथ साझा करते हों, आपके द्वारा चुने गए फाइलिंग सिस्टम को व्यवस्थित किया जाना चाहिए ताकि हर कोई वह ढूंढ सके जो वे ढूंढ रहे हैं। यदि फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करना मुश्किल है, तो आप फाइलों में खो जाने के डर से कागजों पर लटके रहेंगे, और जल्द ही आपके पास अपने डेस्क को कवर करने वाले कागजों के ढेर होंगे।
कदम
चरण 1. एक फाइलिंग सिस्टम पर निर्णय लें।
जो कुछ भी है, उसे समझ में आना चाहिए, ताकि आपको पता चल सके कि कागज का हर टुकड़ा कहां है। आपके विकल्प हैं:
- वर्णमाला। यह प्रणाली सबसे अच्छी होती है जब आपकी अधिकांश फाइलें क्लाइंट, मरीजों या ग्राहकों के नाम होने वाली होती हैं।
- विषय या श्रेणी: अधिकांश फ़ाइल सिस्टम विषय या श्रेणी के अनुसार व्यवस्थित होते हैं, जो सही तरीके से सेट होने पर अच्छी तरह से काम करता है, लेकिन जब यह नहीं होता है तो यह सबसे अधिक भ्रमित करने वाला भी हो सकता है।
- संख्यात्मक / कालानुक्रमिक। यह सबसे अच्छा तब होता है जब आपकी फ़ाइलों में मुख्य रूप से क्रमांकित या दिनांकित सामग्री होती है, जैसे खरीद आदेश या रसीदें।
चरण 2. अपने फाइल ड्रावर को हैंगिंग फोल्डर से भरें।
हैंगिंग फोल्डर कभी नहीं हटाए जाएंगे, मनीला लिफाफों के लिए प्लेस होल्डर के रूप में कार्य करते हुए जिन्हें आप दराज से हटा देंगे।
चरण 3. श्रेणी के आधार पर अपने कागजात को ढेर में क्रमबद्ध करें।
यदि ढेर एक इंच या दो से अधिक लंबा हो जाता है, तो इसे उपश्रेणियों में विभाजित करें। यदि ढेर बहुत पतला है, तो इसे दूसरे ढेर के साथ मिलाएं और इसका नाम बदलें। ढेर के नाम से यह निर्धारित करना आसान हो जाता है कि कागज का प्रत्येक टुकड़ा किस ढेर में जाता है।
चरण 4। प्रत्येक ढेर को मनीला फ़ोल्डर में रखें और इसे स्पष्ट रूप से लेबल करें।
टैब के साथ फ़ोल्डरों का उपयोग करना सबसे अच्छा है जो कंपित होने के बजाय केंद्र में हैं क्योंकि यह फाइलों को साफ-सुथरा दिखता है।
चरण 5. मनीला फोल्डर को हैंगिंग फोल्डर में रखें।
अधिकांश फ़ाइलों के लिए, नियमित रूप से लटकने वाले फ़ोल्डर काम करेंगे, लेकिन मोटी फ़ाइलों या फ़ाइलों के लिए आपको उपश्रेणियों में विभाजित करना होगा, बॉक्स के नीचे फ़ोल्डर का उपयोग करें। आप अपनी इच्छानुसार फ़ोल्डरों को ऑर्डर कर सकते हैं, लेकिन अधिकांश लोग इस बिंदु पर एक वर्णानुक्रम प्रणाली का उपयोग करते हैं।
चरण 6. हैंगिंग फोल्डर को मनीला फोल्डर के समान नामों से लेबल करें।
सभी प्लास्टिक टैब को फ़ोल्डर के बाईं ओर रखें जब तक कि आप पार्श्व फ़ाइल कैबिनेट का उपयोग नहीं कर रहे हों। पार्श्व फ़ाइलों के लिए, जो आपके सामने से पीछे की बजाय दराज खोलने पर बाएं से दाएं चलती हैं, टैब को दाईं ओर रखें।
चरण 7. फाइलों के पास हैंगिंग और मनीला फ़ोल्डर्स की आपूर्ति रखें ताकि आप आसानी से एक फ़ोल्डर जोड़ सकें यदि आप अपने आप को एक कागज के टुकड़े के साथ पाते हैं जो किसी मौजूदा फ़ोल्डर से संबंधित नहीं है।
ऐसे फोल्डर से बचें जो बहुत मोटे या बहुत पतले हों। यदि आप तय करते हैं कि आपको फिर से वर्गीकृत करने की आवश्यकता है, तो आप फ़ोल्डरों को फिर से लेबल करना और कागजात को पुनर्वितरित करना चाह सकते हैं।
चरण 8. वर्ष के अंत में, सभी फ़ोल्डरों को हटा दें, उसी श्रेणी के नामों के साथ नए मनीला फ़ोल्डरों को लेबल करें और उन्हें फाइलों में रखें।
यह देखने के लिए पुराने फ़ोल्डर देखें कि क्या कुछ को वर्तमान फ़ाइलों में स्थानांतरित करने की आवश्यकता है, और बाकी को अपने संग्रह में रखें।
टिप्स
आपको अपनी फ़ाइलों को रंग-कोडित करने, फ़ाइल लेबल मुद्रित करने के लिए अपने कंप्यूटर का उपयोग करने या अन्यथा अपनी फ़ाइलों को अधिक आकर्षक बनाने के लिए लुभाया जा सकता है। हालाँकि, जब आपको कोई परिवर्तन करना होता है, जैसे कि एक फ़ोल्डर जोड़ना, तो आप दुखी होंगे यदि आप पाते हैं कि आप सही रंग के फ़ोल्डर से बाहर हैं या फ़ाइल लेबल को हाथ से लिखना है। चीजों को सरल रखना सबसे अच्छा है।
चेतावनी
- जिसे आप वर्गीकृत नहीं कर सकते, उसके लिए कभी भी विविध ढेर न बनाएं, क्योंकि सब कुछ वहीं खत्म हो जाएगा।
- एक बार जब आप एक फाइलिंग सिस्टम स्थापित कर लेते हैं, तो आपको अपनी फाइलिंग के साथ रहना चाहिए। अपने डेस्क से पेपर लेने और उन्हें फाइल करने के लिए हर दिन अलग समय निर्धारित करें। अपनी फाइलों के ऊपर एक गहरी फाइलिंग बास्केट सेट करने के प्रलोभन का विरोध करें, क्योंकि आप इसे बस भर देंगे, और यह दूसरी फाइल बन जाएगी।
