अल्फाबेटिक फाइलिंग दस्तावेजों को व्यवस्थित करने का एक मौलिक तरीका है जो आपको अपनी व्यक्तिगत और व्यावसायिक फाइलों को जल्दी से स्टोर करने, एक्सेस करने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है।
अपने जीवन में वर्णानुक्रमिक फाइलिंग को लागू करके, आप सुनिश्चित करेंगे कि सभी दस्तावेज सुरक्षित और आसानी से उपलब्ध हैं। एक समझदार फाइलिंग सिस्टम को संरक्षित करने के लिए अंग्रेजी में वर्णानुक्रम में फाइल कैसे करें, इस पर कई नियम हैं। सौभाग्य से, नए दस्तावेज़ों के साथ आरंभ करना आसान है और यदि आपको पुनर्गठित करने की आवश्यकता है तो भी इसे करना कोई कठिन परिवर्तन नहीं है!
कदम
2 का भाग 1: वर्णानुक्रम में फाइल करना
चरण 1. आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली वर्णमाला प्रणाली पर निर्णय लें।
यहां तक कि वर्णानुक्रमिक फाइलिंग के रूप में प्रतीत होता है कि कुछ भी चुनने के लिए कई विकल्प प्रदान करता है। यह महत्वपूर्ण है कि आप एक प्रणाली चुनें और उसका लगातार उपयोग करें।
- पत्र-दर-अक्षर फाइलिंग शब्दों के बीच किसी भी रिक्त स्थान को अनदेखा करते हुए, प्रत्येक शब्द में प्रत्येक अक्षर को उपस्थिति के क्रम में मानता है।
- शब्द-दर-शब्द फाइलिंग क्रम में प्रत्येक शब्द के पहले अक्षर के आधार पर आइटम ऑर्डर करता है।
- यूनिट-दर-यूनिट फाइलिंग प्रत्येक शब्द, संक्षिप्त नाम और प्रारंभिक, इनके अनुसार आइटम ऑर्डर करने को ध्यान में रखती है। यूनिट-बाय-यूनिट सिस्टम की आमतौर पर सिफारिश की जाती है।
चरण 2. समूह आइटम।
एक बार जब आपके पास फाइल करने के लिए आवश्यक सभी आइटम हो जाएं, तो तय करें कि आप फाइलों को कैसे समूहित करना चाहते हैं। आप शब्दकोश प्रारूप का चयन कर सकते हैं, जिसमें सभी फाइलों को एक वर्णानुक्रम में रखा जाता है, भले ही फ़ाइल का प्रकार या उसमें शामिल आइटम कुछ भी हों। आप विश्वकोश प्रारूप का भी उपयोग कर सकते हैं, जिसमें वस्तुओं को प्रकार या विषय द्वारा समूहीकृत किया जाता है, और फिर प्रत्येक समूह को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है।
यदि आपके पास फाइल करने के लिए बहुत सारे विभिन्न प्रकार के आइटम हैं (रेसिपी, कर रसीदें, पत्र, आदि), तो यह विश्वकोश प्रारूप का उपयोग करने में मददगार हो सकता है। पहले टाइप करके आइटम्स को ग्रुप करें, फिर प्रत्येक ग्रुप में आइटम्स को वर्णानुक्रम में ऑर्डर करें। डिवाइडर या कलर कोडिंग का उपयोग करके समूहों को अलग रखें।
चरण 3. अपनी फ़ाइलों को अनुक्रमित करें।
अनुक्रमण एक शीर्षक के प्रत्येक खंड को सही इकाई में रखने का तरीका है। उन्हें दाखिल करने से पहले वस्तुओं को अनुक्रमित करने के लिए, आपको प्रत्येक आइटम के नाम के तत्वों को तोड़ना होगा और एक नया वर्णानुक्रमित नाम बनाना होगा, जो मानक नाम से भिन्न हो सकता है। उदाहरण के लिए:
- मान लीजिए कि आपके पास अनुक्रमित और फ़ाइल करने के लिए निम्नलिखित आइटम हैं: "नोक्टर्नल फीडिंग ऑफ़ एर्डवार्क्स" शीर्षक वाले एर्डवार्क्स पर एक लेख, प्रसिद्ध एर्डवार्क विशेषज्ञ जेन ए डो की जीवनी, और डेट्रॉइट चिड़ियाघर एर्डवार्क प्रदर्शनी के लिए एक प्रचार ब्रोशर।
- जेन ए डो की जीवनी को "डो, जेन ए" के रूप में अनुक्रमित किया जाएगा, क्योंकि अंतिम नाम फाइलिंग में पहले आते हैं। इसे "डी" अक्षर के तहत दर्ज किया जाएगा।
- यदि आप डिक्शनरी-स्टाइल ग्रुपिंग चुनते हैं, तो लेख "नोक्टर्नल फीडिंग ऑफ एर्डवार्क्स" को इस रूप में अनुक्रमित किया जा सकता है। इसे इस समूह का उपयोग करते हुए "एन" ("निशाचर" के लिए) अक्षर के तहत दायर किया जा सकता है।
- वैकल्पिक रूप से, आप "आर्डवार्क्स के निशाचर भोजन" को "आर्डवार्क्स, निशाचर भोजन" के रूप में अनुक्रमित कर सकते हैं। यह समझ में आता है यदि आप एक विश्वकोश-शैली के समूह का उपयोग कर रहे थे, न कि केवल एर्डवार्क से संबंधित वस्तुओं को दर्ज करना। आइटम तब "ए" के तहत दायर किया जाएगा।
- प्रचार ब्रोशर को "आर्डवार्क, प्रदर्शन (डेट्रायट चिड़ियाघर)" के रूप में अनुक्रमित किया जा सकता है। चिड़ियाघर)।
- वैकल्पिक रूप से, प्रचार ब्रोशर को "डेट्रायट चिड़ियाघर (आर्डवार्क प्रदर्शनी)" के रूप में अनुक्रमित किया जा सकता है। भौगोलिक स्थान।
चरण 4. फ़ाइलों को उनके अनुक्रमित नाम के अनुसार वर्णानुक्रम में क्रमित करें।
वर्णानुक्रम में दाखिल करने का सामान्य नियम वस्तुओं को A (प्रथम) से Z (अंतिम) के क्रम में व्यवस्थित करना है। अलग-अलग वस्तुओं के बीच अंतर करने और उन्हें ऑर्डर करने के लिए तेजी से विशिष्ट जानकारी का उपयोग करें। उदाहरण के लिए:
- पिछले चरण में आपकी अनुक्रमित फ़ाइलों का क्रम तब हो सकता है (आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रणाली के आधार पर): "डो, जेन ए," "डेट्रॉइट ज़ू (आर्डवार्क एक्ज़िबिट)," और "आर्डवार्क्स का निशाचर भोजन" या "आर्डवार्क्स, प्रदर्शनी (डेट्रायट चिड़ियाघर), "आर्डवार्क्स, नोक्टर्नल फीडिंग ऑफ," और "डो, जेन ए।"
- "Emu" के लिए एक फ़ाइल के बाद "Wallaby" के लिए एक फ़ाइल आएगी। बीच में "कंगारू" के लिए एक फ़ाइल आएगी, और "आर्डवार्क" के लिए एक फ़ाइल "भालू" के लिए एक और "एमु" के लिए एक से पहले आएगी। यह आपको निम्न फ़ाइल आदेश देगा: "आर्डवार्क," "भालू," "एमु," "कंगारू," "वालबी।"
- यदि आपने "Anteater" के लिए कोई फ़ाइल जोड़ी है, तो वह "Aardvark" के लिए किसी भी फ़ाइल के बाद आएगी। चूंकि दोनों अक्षर "ए" से शुरू होते हैं, आपको क्रम निर्धारित करने के लिए प्रत्येक शब्द ("एन" और "ए," क्रमशः) के दूसरे अक्षर को देखना होगा, और फिर इसके आधार पर फाइलों को व्यवस्थित करना होगा। नया आदेश होगा: "आर्डवार्क," "एंटीटर," "भालू," "एमु," "कंगारू," "वालबी।"
चरण 5. अपने फ़ाइल फ़ोल्डरों को लेबल करें।
आइटम का पता लगाना आसान बनाने के लिए, प्रत्येक फ़ाइल फ़ोल्डर को उसमें शामिल आइटम के उचित अनुक्रमित नाम के साथ लेबल करें। इससे नई फाइलों को उचित क्रम में पेश करना भी आसान हो जाएगा।
- आइटम को उनके लिए निर्दिष्ट फ़ोल्डर में रखें।
- उपयोगिता को बेहतर बनाने के लिए आपको अपनी फाइलों को कलर कोड करना भी उपयोगी लग सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक विश्वकोश-शैली समूह का उपयोग कर रहे हैं, तो प्रत्येक समूह को एक अलग रंग दें, और प्रत्येक समूह में प्रत्येक आइटम/फ़ाइल को उसके संबंधित रंग से लेबल करें।
चरण 6. अनुक्रमण और फाइलिंग प्रणाली का दस्तावेजीकरण करें।
अपने अनुक्रमण और फाइलिंग सिस्टम के अनुरूप रहें, चाहे वह कुछ भी हो। सुनिश्चित करें कि फाइलों तक पहुंच रखने वाला कोई भी व्यक्ति सिस्टम से अवगत है। उदाहरण के लिए, आप एक दस्तावेज़ बना और साझा कर सकते हैं जो आपके फाइलिंग सिस्टम नियमों का विवरण देता है। इससे सभी को फाइलिंग सिस्टम का कुशलतापूर्वक उपयोग करने में मदद मिलेगी।
चरण 7. नई वस्तुओं को ठीक से फाइल करें।
आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रणाली के अनुसार अनुक्रमित नामों और वर्णानुक्रम के आधार पर फाइलों को कैबिनेट में रखें। नई फाइलों को सही जगह पर रखने के लिए मौजूदा फाइलों को आवश्यकतानुसार शिफ्ट करें।
भाग 2 का 2: विशेष मामलों से निपटना
चरण 1. उनके महत्वपूर्ण कार्यकाल के तहत फ़ाइल आइटम।
कभी-कभी, कीवर्ड के आधार पर आइटम दर्ज करना समझ में आता है, भले ही किसी शीर्षक या नाम में शब्द दिखाई देने के क्रम पर ध्यान दिए बिना। यह सुनिश्चित करता है कि फ़ाइल को सबसे तार्किक शब्द का उपयोग करके अनुक्रमित और स्थित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए
"फर्स्ट बैंक ऑफ शिकागो" को "शिकागो, फर्स्ट बैंक ऑफ" के रूप में अनुक्रमित और दायर किया जा सकता है। "शिकागो" इस प्रविष्टि में "प्रथम" या "बैंक" के बजाय मुख्य शब्द है, खासकर यदि आपके पास समान नाम वाले अन्य आइटम हो सकते हैं, जैसे "फर्स्ट बैंक ऑफ़ तुलसा" या "शिकागो बैंक और ट्रस्ट।"
चरण 2. उपनाम से आदेश दें।
विशिष्ट फाइलिंग मानक पहले अंतिम नाम से व्यक्तियों को अनुक्रमित करने की सलाह देते हैं, क्योंकि उपनाम को महत्वपूर्ण शब्द माना जाता है।
- इस प्रकार, "जेन ए। डो" को अनुक्रमित किया जाएगा और "डो, जेन ए" के रूप में दर्ज किया जाएगा।
- अंत में शीर्षक (डॉ., श्रीमती, मेजर, आदि) रखें। "डॉ। जेन ए डो, "उदाहरण के लिए, "डो, जेन ए, डॉ" के रूप में अनुक्रमित और दायर किया जाएगा।
- आम तौर पर, नामों को क्रम में रखें जैसा कि वे वर्तनी हैं, अक्षर-दर-अक्षर। उदाहरण के लिए, "मैकडॉनल्ड" "मैकडॉनल्ड्स" से पहले आएगा। इसी तरह, "डी'," "एल'," "ले," "डी," आदि को नाम के हिस्से के रूप में माना जाता है, अलग-अलग इकाइयां नहीं। उदाहरण के लिए, उस क्रम में "हेनलेन," "ले गिनी" "एल'एंगल," और "वोल्फ" फाइलों को ऑर्डर करें (और "एल'एंगल, "ले गिनी," "हेनलेन," "वोल्फ" के रूप में नहीं)।
- नामों के बारे में इन नियमों का एक सामान्य अपवाद तब होता है जब किसी व्यक्ति का नाम किसी व्यवसाय या संगठन के नाम का हिस्सा होता है। इन मामलों में, व्यवसाय के नाम में व्यक्ति के नाम को इकाइयों के रूप में मानें। उदाहरण के लिए, "जेन ए। डो कीट नियंत्रण" को "जे" के तहत दायर किया जाएगा और "डो, जेन ए कीट नियंत्रण" के रूप में अनुक्रमित नहीं किया जाएगा।
चरण 3. लेखों, संयोजनों और पूर्वसर्गों पर ध्यान न दें।
लेख (जैसे "ए," "ए," और "द"), संयोजन (जैसे "और," "लेकिन," और "या"), और प्रस्ताव (जैसे "के लिए," "के," और "इन") को आमतौर पर वर्णानुक्रम में अनुक्रमित और दाखिल करते समय छोड़ दिया जाता है, क्योंकि उन्हें महत्वपूर्ण शब्द नहीं माना जाता है। यह तब भी होता है जब वे किसी वस्तु के नाम की शुरुआत करते हैं। उदाहरण के लिए:
- "ए" के लिए "ए" के बजाय "एमु" (इस आइटम के शीर्षक में महत्वपूर्ण शब्द) के लिए "ई," के तहत "एमु फीडिंग प्रैक्टिस की एक जांच" दायर की जाएगी।
- "डो और स्मिथ कीट नियंत्रण" "डो, जेन ए" के बाद दायर किया जाएगा। दोनों अनुक्रमित नाम "डो" शब्द से शुरू होते हैं, इसलिए आप फ़ाइल क्रम निर्धारित करने के लिए प्रत्येक ("स्मिथ" और "जेन," क्रमशः) में अगले महत्वपूर्ण शब्द पर आगे बढ़ते हैं। "और" शब्द पर ध्यान न दें क्योंकि यह महत्वपूर्ण नहीं है।
चरण 4। संक्षिप्ताक्षरों का इलाज करें जैसे कि उन्हें लिखा गया था।
वस्तुओं को अनुक्रमित और दाखिल करते समय, आपको "एमएफजी" जैसे संक्षिप्ताक्षरों का सामना करना पड़ सकता है। ("विनिर्माण") या "इंक" के लिए। (के लिए "निगमित)। आम तौर पर, आपको वस्तुओं को अनुक्रमित और फ़ाइल करना चाहिए जैसे कि इन संक्षिप्ताक्षरों की वर्तनी की गई थी, न कि केवल अक्षरों के तार के रूप में।
उदाहरण के लिए, "जेन ए डो माइनिंग कंपनी" "जेन ए डो एमएफजी" के बाद दायर की जाएगी।
चरण 5. सामान्य रूप से अंक दर्ज करें।
वस्तुओं को वर्णानुक्रम में दाखिल करते समय, आप उनके शीर्षकों के भीतर अंकों का सामना कर सकते हैं। आम तौर पर, फ़ाइल नंबर सामान्य रूप से, बजाय इसके कि उन्हें वर्तनी में लिखा गया हो। पत्रों से पहले नंबर भी दर्ज किए जाते हैं।
- उदाहरण के लिए, "3M कंपनी" को "100 महान व्यावसायिक विचार" से पहले दायर किया जाएगा (चूंकि "3" "100" से पहले आता है)।
- "ग्रेट बिजनेस आइडियाज" और "ग्रेट बिजनेस लीडर्स" को "100 ग्रेट बिजनेस आइडियाज" के बाद फाइल किया जाएगा, क्योंकि अक्षरों से पहले नंबरों को व्यवस्थित किया जाता है।
- जो अंक पहले से ही लिखे गए हैं, उन्हें अंकों के बजाय शब्दों के रूप में माना जाता है। उदाहरण के लिए, उस क्रम में आइटम "100 महान व्यावसायिक नेता," "महान व्यावसायिक विचार," और "दो सौ महान व्यावसायिक विचार" दर्ज करें।
- यदि यह आपके फाइलिंग उद्देश्यों को पूरा करता है, हालांकि, आप अपवाद बना सकते हैं और हमेशा अंक दर्ज कर सकते हैं जैसे कि उन्हें वर्तनी दी गई थी।
चरण 6. किसी विशेष वर्ण से निपटें।
किसी भी गैर-वर्णमाला या गैर-संख्यात्मक वर्ण जो आपको आइटमों को अनुक्रमणित और दाखिल करते समय मिलते हैं, उन्हें ध्यान में रखा जाना चाहिए। हालाँकि, इन पात्रों का क्या करना है, यह उनके प्रकार पर निर्भर करता है:
- आइटम्स को इंडेक्स और फाइल करते समय विराम चिह्न (जैसे एपॉस्ट्रॉफी, पीरियड्स और कॉमा) को आम तौर पर नजरअंदाज कर दिया जाता है। उदाहरण के लिए, उस क्रम में "वाशिंगटन की सर्वश्रेष्ठ कॉफी" और "वाशिंगटन राज्य मेला" दर्ज करें।
- विशेषक चिह्न के बिना, विशेषक चिह्नों को संगत अक्षर के रूप में माना जाता है। उदाहरण के लिए, "एक्लेयर" को "एक्लेयर" और "Über" को "उबर" के रूप में फ़ाइल करें। इसका अपवाद यह है कि जब आप किसी ऐसी भाषा के वर्णमाला के अनुसार दाखिल कर रहे हैं जो विशेषक का उपयोग करती है, तो उस स्थिति में आपको उस भाषा के सामान्य वर्णानुक्रम का पालन करना चाहिए।
चरण 7. आवश्यक होने पर सामान्य नियम "कुछ नहीं से पहले" का प्रयोग करें।
आम तौर पर, वर्णानुक्रम में दाखिल करते समय रिक्त स्थान (विराम चिह्न और छोड़े गए अन्य तत्वों सहित) को अनदेखा कर दिया जाता है। हालांकि, ऐसे मामलों में जहां आपके पास उसी तरह से शुरू होने वाले आइटम हैं, फाइलिंग ऑर्डर निर्धारित करने के लिए एक स्थान या नियम "कुछ नहीं से पहले" का उपयोग करें।
- उदाहरण के लिए, उस क्रम में "North East Bank," "North East Manufacturing" और "Northeast Bank" फाइल करें।
- इसी तरह, "डो, जेन ए।" "डो, जेन ए, डॉ" से पहले दायर किया जाएगा।
चरण 8. आवश्यकता पड़ने पर अधिक विस्तृत जानकारी द्वारा फाइलों में अंतर करें।
दुर्लभ मामलों में, फाइलों के क्रम को निर्धारित करने के लिए वर्णमाला की जानकारी पर्याप्त नहीं है। इन मामलों में, आपको वस्तुओं को अनुक्रमित करने और ऑर्डर करने के लिए और जानकारी का उपयोग करना चाहिए। इस अतिरिक्त जानकारी को संबंधित फाइलों पर चिह्नित करें ताकि आप उन्हें अलग पहचान सकें। उदाहरण के लिए:
- यदि आपके पास जेन ए डो नाम के दो अलग-अलग व्यक्तियों के लिए आइटम हैं, तो आप उन्हें जन्मतिथि के अनुसार ऑर्डर कर सकते हैं। फ़ाइल "डो, जेन ए। (बी। 1853)" इस प्रकार "डो, जेन ए। (बी। 1967) फ़ाइल से पहले आएगी।
- जब आपको भेद करने की आवश्यकता हो तो आप भूगोल के अनुसार वस्तुओं का ऑर्डर भी दे सकते हैं। यदि आपके पास तीन अलग-अलग स्थानों में तीन अलग-अलग बैंकों की फाइलें हैं, और प्रत्येक बैंक को "फर्स्ट यूनाइटेड बैंक एंड ट्रस्ट" कहा जाता है, तो आप उन्हें "फर्स्ट यूनाइटेड बैंक एंड ट्रस्ट (जॉर्जिया)", "फर्स्ट यूनाइटेड बैंक और" क्रम में वर्णानुक्रम में ऑर्डर कर सकते हैं। ट्रस्ट (ओक्लाहोमा), "और" फर्स्ट यूनाइटेड बैंक एंड ट्रस्ट (साउथ डकोटा)।"
- इसी तरह, यदि आपके पास दो अलग-अलग भालुओं या भालुओं के प्रकार के लिए आइटम थे, तो आप प्रजातियों, भौगोलिक स्थिति आदि के आधार पर उन्हें और अलग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आपके पास "भालू, भूरा" और "भालू, ग्रिज़ली" पर फ़ाइलें हो सकती हैं (उस क्रम में), या "भालू (यूरोपीय)" और "भालू (उत्तरी अमेरिकी)" (उस क्रम में) पर फ़ाइलें।
चरण 9. अपवादों और विशेष नियमों का प्रचार करें।
सुनिश्चित करें कि आपकी फ़ाइलों का उपयोग करने वाला प्रत्येक व्यक्ति मानक दिशानिर्देशों के अपवादों के बारे में जानता है जो आपके फाइलिंग सिस्टम में शामिल हैं। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि हर कोई फाइलिंग सिस्टम का सही और कुशलता से उपयोग कर सकता है।
